Stručný úvod do GTD: Getting Things Done

Rozšířenost povědomí o GTD – Getting Things Done dokazují stovky článků v češtině , přesto bych si dovolil vám tuto metodu sebeřízení ve stručnosti představit svými slovy.

Metodu GTD sestavil americký kouč David Allen a představil ji ve stejnojmenné knize v roce 2001. V češtině kniha vyšla v roce 2008 pod názvem Mít vše hotovo . Už od prvního vydání kniha s podtitulem „Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře“ zaujala nespočet lidí. Zaslouženě.

Pro koho a k čemu GTD je? #

Na každého z nás se řítí hromada úkolů, projektů, závazků a informací. Metoda GTD je o zvládání a organizaci těchto pracovních i osobních záležitostí. Je to sada pravidel a návyků, které jsou promyšlené do komplexního systému, který vám má pomoci k lepšímu sebeřízení.

Výhody GTD #

Metoda GTD za nás práci neudělá, ale poskytuje nám postupy, abychom:

• méně zapomínaly,
• mohli se lépe soustředit na právě rozdělanou práci,
• měli přehled o našich závazcích a mohli se tak lépe rozhodovat o dalších krocích.

GTD je univerzální: je jedno jestli použijete papír nebo nějaký software a je jedno jestli jste student, podnikatel nebo pracovník. Kniha nabízí užitečné návyky a postupy pro osobní produktivitu každého.

Opravdu velmi stručně vám zkusím přiblížit hlavní myšlenky metody.

Koncept inboxu a jeho zpracovávání #

Inbox je obecně místo kam si zapisujete nápady, poznámky a úkoly, které k vám přichází z vnějšku nebo vás prostě napadnou. Jistě sami znáte, že pokud si něco hned nenapíšete, patrně na to zapomenete. Koncept inboxu je právě prevence této nespolehlivosti lidské mysli.

Základní myšlenky inboxu:

• vytvořit si návyk zaznamenávání nových informací,
• mít po ruce něco, kam si můžete rychle poznamenat nápad nebo úkol a následně pokračovat v rozdělané práci,
• pravidelně věci z inboxu zpracovávat, aby se tam jen nekupily a nezahnívaly.

Kdybych měl z celého GTD vyzvednout jednu myšlenku, která je relativně snadno osvojitelná a přesto extrémně přínosná, byl by to právě koncept inboxu.

Seznamy úkolů #

Allen ve svých knihách nabádá k vytvoření několika seznamů, do kterých si organizujete vaše úkoly. Stručně zmíním několik z nich:

• Seznam všech projektů a jeden seznam pro každý projekt.
• Seznam „dalších kroků“, ze kterých vybíráte další úkol ke zpracování.
• Seznam „čekám na“, kam si zapisujete kdo kdy a co se zavázal pro vás udělat (delegované úkoly).
• Seznam jednou/možná, kam si píšete zajímavé nápady nebo projekty, na které však v současné době nemáte čas.

Kolem úkolů a seznamů se původní kniha točí dost a vysvětluje kam si co psát a jak.

Týdenní zhodnocení #

Tento návyk a procedura je u lidí praktikujících GTD často opomíjena, přesto patří k tomu nejdůležitějšímu. Jde o to, že jednou za týden si sednete a:

• projdete hotové věci za tento týden a uděláte si takové malé zhodnocení,
• projdete všechny seznamy, úkoly, projekty, závazky, nápady a uděláte si v nich pořádek,
• promyslíte další týden.

Smysl týdenního zhodnocení je reflexe a také úklid, aby celý systém zůstal provozuschopný.

V GTD je plno dalších principů jako kontexty, letové hladiny a další. Nejpodstatnější jsou však tři výše zmíněné.

Na co si u GTD dát pozor #

Metodě Getting Things Done se toho moc vyčíst nedá. Při osvojování však musíte dát pozor na několik možných problémů:

• GTD v základu neřeší výběr úkolů z pohledu vašich životních oblastí, rolí a vizí. Metoda málo zdůrazňuje, že jednou z možností je také nechat věc být, nedělat to a odmítnout.
• Začátečník snadno propadne pocitu, že zvládá vše a nabírá si další a další úkoly. Jak to nakonec dopadne si dokážete představit.
• GTD málo pracuje se sebemotivací. Člověk často upadne do paralýzy z toho, kolik věcí vlastně má na starosti nebo z kolika možností si může vybírat.
• Většina zkouší najednou vyřešit vše a tráví hodně času výběrem vhodného nástroje, místo soustředění na postupné osvojení návyků.

Přesto patří GTD k tomu nejlepšímu co za posledních dvacet let v oblasti time managementu vzniklo a rozhodně vám má metoda co nabídnout.

Malý tip na závěr: pokud si GTD chcete přečíst, sáhněte raději po druhé Allanově knize Making It All Work (česky vyšla jako Aby vše klapalo ), ve které také najdete popis celé GTD metodiky, ale navíc je zde více prostoru věnováno letovým hladinám, tedy perspektivám nad životem.