One minute To-Do list - 1MTD

Cítíte se přetížení? Nevíte co dřív? Úkoly se na vás valí z emailů, telefonů a osobních schůzek? Máte pocit, že váš pracovní den je úplně mimo kontrolu? Michael Linenberger vymyslel jednoduchý koncept, který vám během okamžiku vrátí základní pocit kontroly. Pojmenoval ho „The One Minute To-Do List“ a já si dovolím vám jej dnes představit.

Další metoda nad To Do seznamy? Vlastně ano. Začnu tedy od toho, co většinou vede k selhání v používání To Do listu. Seznam úkolů se časem stane příliš velký, příliš těžko zvládnutelný. V takovém seznamu nefunguje prioritizace úkolů, protože příliš mnoho úkolů je důležitých. Takový seznam pak místo pomoci způsobuje jen další stres a nepomáhá v rozhodování. Stává se také těžko udržovatelným.

Naším problémem tedy není, že by To Do list nám nemohl pomoci. Problém je, že nevíme jak jej udělat funkční. Komplexní systém jako GTD do toho pak přináší další úroveň složitosti, kterou je těžké si osvojit najednou. Výsledkem je, že člověk sice dostane problémy z hlavy, ale pak se zhroutí, když vidí, co všechno ho čeká a co by měl udělat.

Nepotřebujeme all-in-one řešení, který řeší vše od brainstormingu přes důkladné plánování. Spíš chybí nástroj pro frontovou linii naší každodenní práce. Nástroj co nám pomůže chytře vyjádřit důležitost, sníží úroveň stresu a přinese pocit zvládnutelnosti.

Malé minutové cvičení na papíře #

Před tím, než se pustíte do čtení popisu konceptu a významu „The One Minute To-Do List“ (dále jen 1MTD), zkuste si udělat následující cvičení, které je základem 1MTD. Sice to nezabere jen 1 minutu jak tvrdí Michael Linenberger, ale víc jak 5 minut vám to nevezme. Hned tak uvidíte, jestli vám tento koncept má co nabídnout.

Takže vezměte si A4 papír a tužku. První stránku rozdělte zhruba v 1/3 od vrchu a horní část nadepište „Teď kritické“, spodní větší část pak „Příležitosti pro teď“. Druhou stranu nadepište „Za horizontem“.

Rozdělení A4 listu:

Do části „Teď kritické“ napište úkoly, které bezpodmínečně musíte udělat dnes, jinak to bude mít velmi negativní dopad na vaši práci. Sepište co vám přijde na mysl, ale nehloubejte nad těmito úkoly déle než minutu. Je i možné, že tento seznam zůstane prázdný a je to v pořádku.

Do části „Příležitosti pro teď“ sepište úkoly, které nejsou dnes zcela urgentní, ale měli byste je splnit v následujících 10 dnech.

Do části „Za horizontem“ pak sepište úkoly, které sice chcete dokončit, ale pokud by nebyly splněny v dalších 10 dnech, nestane se žádná tragédie.

Nejde o vytvoření přesných a úplných seznamů, pouze to co vám nejvíce vyvstane na mysl. Zkuste se vejít do 5 minut.

Tak, teď se můžete na výsledné seznamy podívat. Jak se cítíte? Pomohlo vám to snížit trochu stres? Je vše najednou aspoň o trochu jasnější?

Hlubší pochopení logiky 3 seznamů a 1MTD #

Asi vás už napadlo, že 1MTD je tedy o nastavení 3 úrovní priorit. Takže vlastně nic nového, ne? Většina programů a konceptů nabízí A, B, C nebo 1, 2, 3. Jenže v tom to právě je. Co znamená priorita? Jak ji definovat? Na úkol můžeme mít svůj zájem, zájem šéfa, termín projektu, velikost vaší emoční averze… Jaká pravidla si tedy nastavit?

1MTD nechává více zapracovat vaší intuici a právě pro ni definuje srozumitelnější zóny urgentnosti:

• „Teď kritické“ – prostě to dnes musí být hotové,
• „Příležitosti pro teď“ – chtěl bych se k tomu dostat během dalších 10 dní. Možná stihnu něco i dnes, když budu mít hotové to urgentní.
• „Za horizontem“ – ok, toto se bude muset pořešit, ale vydrží víc jak týden, takže se uvidí.

Máme začít pracovat od kritických věcí. To nám dodá síly na další úkoly a hlavně to důležité máme už hotové, ne? Takže vlastně pohoda.

Je to jednoduché a přitom srozumitelné. Tím pádem si lze 1MTD naučit a zapamatovat bez velké námahy.

Naše tendence k přetěžování se #

Papír snese všechno. To Do list taky. Ale koho to pak vystresuje, jsme my sami. Musíme brát v úvahu naše limity časové a energetické. Jsme jen lidi.

Toto pravidlo tedy aplikujeme už při vytváření úkolu. Třeba úkol „napsat program XY“ je příliš velký. Vlastně nám zabere i týdny nebo měsíce, než program bude hotový. Spíše bychom si měli vytvořit úkol implementovat funkci x. To už se dá zvládnout.

Další aplikací pravidla „nastavení limitů“ jsou omezení na jednotlivé seznamy. Nabízí se využít časové omezení. V těchto odhadech jsme však většinou velice špatní. Časové odhady tedy nefungují. Zkusme tedy omezit počet úkolů. Víc si přibrat můžeme vždycky. Natavme si tedy omezení:

• seznam „Teď kritické“ může obsahovat maximálně 5 úkolů,
• seznam „Příležitosti pro teď“ může obsahovat maximálně 20 úkolů,
• seznam „Za horizontem“ limit počtu nepotřebuje. Je potřeba jej však v nějakém cyklu procházet a promazávat.

Cykly a rytmus #

Náš život je zajatcem cyklů – máme dny, týdny, měsíce a roky. Je přirozené, že po dnech práce přijde víkend. Je normální, že po létě nastane podzim. Stejně tak je potřeba 3 seznamy revidovat, občerstvovat a udržovat cyklicky.

Seznam „Teď kritické“ budeme revidovat patrně několikrát denně, možná zhruba po hodině. Seznam do 5 položek to umožňuje. Seznam „Příležitosti pro teď“ je potřeba kontrolovat jednou denně, nejlépe na konci dne nebo na začátku. Může obsahovat položky, které se nově stávají kritické. Občas i některé položky zaniknou nebo se přesouvají za horizont. Seznam Za horizontem si zaslouží projít jednou za týden. Zde nemá cenu udržovat všechny nápady. Vždy toho bude více, než můžeme za náš život zvládnout.

Mnoho existujících nástrojů pro 1MTD #

Díky své jednoduchosti, je možné pro 1MTD použít celou řadu dostupných nástrojů: tužka a papír, textový soubor nebo Word dokument, poznámka v Evernotu nebo OneNotu, Todo aplikace jako Google tasks, Wunderlist nebo třeba Todoist.

Není však špatné začít s papírem a zkusit to aspoň den, dva. Speciální To do aplikace přináší některé automatizace, které usnadňují používání a udržování seznamů. Pozor však na svádění ke zbytečnému komplikování celého systému díky mnoha dalším funkcím. Má vám to pomoc dostat věci pod kontrolu, ne je ještě více zašmodrchat.

Oproti GTD má 1MTD výhodu v jednoduchosti. Plní však také jiné cíle. Otázkou je, jestli není lepší použít jednoduší „nástroj pro první linii“ a pro plánování a vize nepoužít oddělený nástroj, třeba myšlenkové mapy. Samozřejmě vám nic nebrání koncepty kombinovat a vzít si z každého to užitečné.

Kniha zdarma ke stažení #

Pokud vás koncept 1MTD zaujal, můžete si přečíst o této metodě ebook v angličtině. Kromě delšího popisu základního konceptu se dozvíte další užitečné tipy a také návod pro implementaci 1MTD v Outlooku nebo aplikaci Toodledo.

Ebook si můžete zdarma stáhnout na stránkách Michaela Linenbergera